Abgrenzung im Job: Klar sein, ohne hart zu werden

Viele Menschen erklären ihr Abgrenzungsproblem so: „Die anderen fordern zu viel.“

Das ist jedoch nur die halbe Wahrheit. Denn zum Grenzen überschreiten gehören in der Regel zwei Seiten. Die eine Seite, die Grenzen nicht toleriert, und die andere Seite, die das zulässt.

Deshalb interessiert mich im Coaching auch zunächst eine andere Frage:

Was passiert in dir genau, wenn du dich im Job abgrenzen willst? Wie machst du das?

Denn oft ist die äußere Situation nur der Auslöser. Die eigentliche Dynamik ist innerlich:

• Du spürst Druck, denkst aber gleichzeitig, du müsstest „professionell“ bleiben, was eine gewisse Limitation bedeutet

• Du möchtest klar sein, willst aber gleichzeitig niemanden enttäuschen.

• Du willst Grenzen setzen, fürchtest aber gleichzeitig, als schwierig zu gelten.

• Du willst Entlastung, glaubst aber, sie dir erst verdienen zu müssen.

Am Ende kommen auf diesem Weg mehr Zugeständnisse heraus, als man am Anfang bereit gewesen wäre, sie zu machen. Und es entsteht eine Aufrechnung, die sich nach außen nur vermeintlich als Kooperation „labelt“, tatsächlich aber eine Art „Selbstverrat“ ist:

„Wenn ich klar bin, verliere ich Beziehung - und das will ich nicht.

Abgrenzung im Job wird dann nicht als Kompetenz erlebt, sondern als Risiko. Und Risiko vermeidet unser System automatisch. Das ist psychologisch normal. Nur beruflich teuer.

Woran du erkennst, dass du dich nicht gut abgrenzt

Die meisten merken es nicht am ersten Zusatztask, sondern am Gesamtsystem.

Typische Begleiterscheinungen sind dann folgende:

• Du bist innerlich ständig im Nacharbeiten („Ich muss noch schnell…“).

• Du denkst auch abends an offene Erwartungen, obwohl nichts „dringend“ ist.

• Du wirst ungeduldiger, zynischer oder kurz angebunden.

• Du machst Dinge für andere „mit“, ohne dass sie wirklich eingefordert wurden.

• Du bist nach außen ruhig, innerlich aber angespannt oder getrieben.

• Du sagst lange Ja – und dann kommt irgendwann die abrupte Schärfe.

Dies alles sind somit wichtige Signale. Sie sagen: Dein System kann durchaus abgrenzen. Es passiert aber erst relativ spät.

Ziel ist es daher, Abgrenzung früher möglich zu machen: ruhig, klar, ohne Eskalation.

Abgrenzung im Job beginnt bereits im Körper

Bevor wir über kommunikative Abgrenzungs-Kompetenz sprechen, arbeiten wir im Coaching oft an einer Art "Basisfähigkeit": Innerliche Grenzen wahrnehmen, bevor sie überschritten sind.

Denn wenn du dich erst dann äußerlich abgrenzt, wenn du innerlich schon über deinem eigentlichen Limit bist, klingt es oft härter als du willst. Dann wirkt Abgrenzung nicht wie reife Kompetenz, sondern wie Abwehr.

Reflexionsfrage "to go"

Woran merke ich heute eine Grenzüberschreitung im Job, und zwar bevor ich sie in meinem Kalender sehe?

Beispiele können sein:

• flacher Atem, Druck im Brustkorb

• inneres Zusammenziehen bei einer Nachricht

• Gereiztheit bei kleinen Unterbrechungen

• gedankliche Schleifen („Ich hätte noch…“)

Diese Frühmarker machen Abgrenzung im Job für dich auslösbar.

Innere Antreiber: Warum du „automatisch“ Ja sagst

Abgrenzung scheitert häufig nicht an der fehlenden Fähigkeit, sondern an inneren Antreibern, die im entscheidenden Moment schneller sind als dein rationaler Plan.

Typische Antreiber im Business:

• Mach es allen recht: Harmonie wird zu Sicherheit.

• Sei perfekt: Keine Angriffsfläche, keine Kritik.

• Sei stark: Nicht belasten, nicht brauchen, nicht wackeln.

• Streng dich an: Wert entsteht durch Leistung.

• Beeil dich: Sofort reagieren, sonst Kontrollverlust.

Diese Antreiber sind nicht „falsch“. Zu früheren Zeiten, manchmal sogar in unserer Kindheit, waren sie oft sehr klug. Im heute haben sie dich zudem unter Umständen beruflich weit gebracht. Aber sie machen auch Abgrenzung zu einer innerlich erlebten Bedrohung: „Wenn ich das nicht übernehme, bin ich nicht mehr verlässlich.“

Im Coaching geht es deshalb nicht darum, die eigenen inneren Antreiber "weg zu zaubern". Es geht darum, sie von deinem Verhalten zu entkoppeln und zu flankieren durch eine innere Führung, welche Abgrenzung neu als Professionalität definiert. Die Psychologie nennt dies ein gezieltes "Reframing".

Ein praktikabler Shift ist es, Antreiber in Leitsätze zu übersetzen, die dich nicht überfahren:

• Aus „Mach es allen recht“ wird: „Sei fair – auch zu dir.“

• Aus „Sei perfekt“ wird: „Sei klar – und verbessere nur punktuell.“

• Aus „Sei stark“ wird: „Sei verlässlich – auch in deinen Grenzen.“

Das klingt schlicht. Es wirkt aber tief, weil es dein inneres Bewertungsmodell verändert.

Mit dem LPP Abgrenzung authentisch ermöglichen

Ein zentraler Hebel in meiner Arbeit ist der LINC Personality Profiler auf Basis der Big Five. Der Nutzen im Kontext Abgrenzung ist sehr konkret:

Der LINC Personality Profiler beschreibt, wie du typischerweise denkst, fühlst, kommunizierst und handelst – und genau daraus ergibt sich, welche Art von Abgrenzung zu dir passt.

Denn Abgrenzung im Job ist keine „Pauschal-Technik für alle“. Sie ist eine Kompetenz, die sich je nach Persönlichkeit anders aufbaut.

Die Big Five als Abgrenzungs-Landkarte

Im Coaching verwende ich die Big Five der Persönlichkeitsdiagnostik nicht als „Test-Ergebnis“, sondern als Handlungslogik:

1) Extraversion: Energiequelle und Interaktionsdichte

• Wenn du hohe Extraversions-Werte aufweist, entstehen Grenzen oft dort, wo du dich zu sehr in Interaktion, Reaktionsgeschwindigkeit oder Vorwärtsdrang verlierst. Konkrete Abgrenzung im Job kann dann z.B. heißen: gezielte Erreichbarkeitsfenster, Fokuszeiten, Absteckung eines klaren Gesprächsrahmens.

• Bei ausgeprägter Introversion liegt die empfundene Herausforderung häufiger in als zu spontan erlebten Abstimmungen oder überfordernder Dauerkommunikation. Wohltuende Abgrenzung besteht dann z.B. in Dingen wie: Schutz von erhöhter Arbeitsfrequenz und besserer Vorbereitung, klare Agenda- und Update-Formate.

2) Verträglichkeit: Beziehungsorientierung und Konfliktschwelle

• Hohe Verträglichkeit ist ein Geschenk – und ein Risiko: Du spürst viel, du willst fair sein, du glättest. Abgrenzung bedeutet hier oft: das Nein nicht als Unfreundlichkeit zu deuten, sondern als Struktur.

• Bei stärkerer Konfrontationsbereitschaft fällt Abgrenzung meist leichter, sie ist dann aber manchmal mit erhöhter Reibung verbunden. Dann arbeiten wir an Ton, Timing und „Beziehungs-Puffer“, ohne Klarheit zu verlieren.

3) Gewissenhaftigkeit: Standards, Verantwortung, Perfektionsneigung

• Hohe Gewissenhaftigkeit führt oft zu Überverantwortung: „Ich kann das nicht so liegen lassen.“ Abgrenzung heißt hier: Standards differenzieren (Must-have vs. Nice-to-have), Delegationslogik, „gut genug“ definieren.

• Niedrigere Gewissenhaftigkeit bringt andere Themen: Struktur und Verbindlichkeit in Grenzen, damit Abgrenzung nicht sprunghaft wirkt.

4) Emotionale Stabilität: Stressreaktion und Sicherheitsbedürfnis

• Bei höherer Stresssensitivität ist Abgrenzung oft innerlich am schwierigsten: Das Nein triggert Grübeln, Schuldgefühle, Katastrophenszenarien. Hier arbeiten wir stark mit Selbstregulation, Glaubenssätzen und Mikro-Exposition (kleine, machbare Grenzschritte).

• Bei hoher emotionaler Stabilität ist Abgrenzung meist leichter, aber manchmal fehlt das Verständnis, wie stark andere Menschen innerlich ringen. Das kann im Führungskontext relevant sein.

5) Offenheit: Umgang mit Komplexität und neuen Rollen

• Hohe Offenheit führt häufig dazu, dass man sich gerne in Neues hineindenkt, Projekte mitzieht, Möglichkeiten sieht. Abgrenzung heißt: Fokus-Entscheide treffen, nicht jede Option in eine Verpflichtung verwandeln.

• Niedrigere Offenheit kann bedeuten: Veränderungen stressen, „Nein“ wird aus Schutz zu schnell. Dann arbeiten wir daran, Grenzen klar, aber nicht rigide zu setzen.

Wer versteht, wie er typischerweise denkt, fühlt, kommuniziert und handelt, trainierst Abgrenzung nicht gegen die eigene Persönlichkeit, sondern dank ihr.

Glaubenssatzarbeit und innere Blockaden

Viele Abgrenzungsprobleme werden äußerlich gelöst - ein weiteres Tool, noch ein Priorisierungsmodell – aber im Kern bleiben sie unverändert erhalten. Dann kommt das alte Muster immer wieder zurück.

Das liegt daran, dass der eigentliche Blocker ein tieferliegender Glaubenssatz ist, der z.B. lautet:

• „Wenn ich Nein sage, enttäusche ich.“

• „Ich darf keine Umstände machen.“

• „Konflikte sind gefährlich.“

• „Ich muss beweisen, dass ich wertvoll bin.“

• „Wenn ich es nicht mache, macht es keiner richtig.“

Um den "Knoten platzen zu lassen" reicht es nicht, einen Satz einzuüben wie z.B. „Denk doch einfach anders“. Wir gehen hierfür im Coaching sehr strukturiert vor:

Glaubenssatz identifizieren:

Welcher Satz stoppt dich persönlich im Moment des Grenzen Setzens?

Glaubenssatz würdigen:

Wofür war dieser Satz früher einmal hilfreich?

Glaubenssatz aktualisieren:

Was ist heute erwachsen-reif, realistisch-sagbar und professionell-stabil?

Abgrenzung braucht oft eine innere Erlaubnis, die nicht nach einer schlichten Selbst-Affirmation klingt ("ich kann das"), sondern nach einer beruflichen Reife. Solch eine funktionierende Abgrenzung im Job kann dann wie folgt lauten:

„Ich bin nicht weniger kooperativ, wenn ich meine Kapazitäten kläre. Ich bin verlässlicher.“

Konfliktkompetenz: Abgrenzung ist Beziehungsklärung

Wer Abgrenzung lernen will, kommt an Konfliktkompetenz nicht vorbei. Nicht, weil du ständig streiten sollst – sondern weil Abgrenzung immer ein Moment von Spannung enthält: unterschiedliche Erwartungen, Prioritäten, Interessen.

Die gute Nachricht: Du musst nicht „konfrontativer“ werden. Du musst klarer werden.

Das Abgrenzungs-Skript, das im Business fast immer funktioniert

Einordnung – Grenze – Next Step.

1. Einordnung: „Ich sehe, dass das Thema wichtig/dringend ist.“

2. Grenze in Ressourcen-Logik: „Ich kann X diese Woche nicht übernehmen, weil mein Fokus auf Y liegt.“

3. Next Step: „Ich kann A anbieten oder wir priorisieren, was dafür wegfällt.“

Beispiel: „Ich sehe, dass das Thema dringend wirkt. Ich kann es diese Woche nicht zusätzlich übernehmen, weil meine Kapazität durch die Deadline gebunden ist. Ich kann nächste Woche einen Slot anbieten oder wir priorisieren gemeinsam, was dafür wegfällt.“

Das ist Abgrenzung ohne Rechtfertigungs-Loop. Du argumentierst nicht über Wert, sondern über Ressourcen und Verantwortung.

Erwartungsklärung als stille Abgrenzung

Viele Menschen überziehen sich, weil Erwartungen nur vermutet werden. Abgrenzung kann deshalb auch heißen, bessere Fragen zu stellen:

• „Was ist das Minimum, das jetzt reicht?“

• „Bis wann genau – und wofür wird es verwendet?“

• „Was hat Priorität, wenn alles Priorität hat?“

• „Was soll dafür wegfallen?“

Das sind Konfliktfragen in reifer Form: sachlich, klärend, wirksam.

Abgrenzung, die zu dir passt: typische Muster und passende Hebel

Damit du dich wiedererkennst, hier einige typische Business-Muster – und wie wir sie im Coaching bearbeiten:

Du sagst Ja aus Loyalität, nicht aus Kapazität

Das ist häufig Zugehörigkeits- oder Anerkennungsthema, gekoppelt an einen inneren Wertbeweis.Änderungs-Hebel: Motive sichtbar machen, professionelle Grenzen als Beziehungspflege reframen, Alternativen anbieten statt kompensieren.

Du vermeidest Konflikte, indem du mehr leistest

Du „kaufst“ Harmonie durch Aufwand.Änderungs-Hebel: Konfliktkompetenz in kleinen Dosen, Erwartungsklärung, Aushandeln statt Übererfüllen.

Du passt dich an, bis du plötzlich schroff wirst

Das ist oft eine Kombination aus hoher Verträglichkeit, hoher Gewissenhaftigkeit und inneren Antreibern. Änderungs-Hebel: Frühmarker trainieren, Mikrogrenzen setzen, Gesprächsskripte, Glaubenssatzarbeit („Ich darf früher klar sein“).

Du bist nach außen tough, innerlich aber voller Druck

Oft wirkt „Sei stark“ plus Perfektions-/Kontrolllogik. Änderungs-Hebel: innere Entlastung ohne Kontrollverlust, klare Priorisierung, Delegationsfähigkeit, Selbstempathie als Führungsinstrument.

Übersicht: Konflikt-Kompetenzen

Der Abgrenzungsprozess im Coaching

Um dir eine Idee zu geben, wie deine Abgrenzungskompetenz im Coaching stimmig aufgebaut wird, findest du hier eine typische Struktur:

Musterdiagnose:

In welchen Situationen kommt es zu einem "Kippen"? Bei welchen Personen passiert dies vor allem? Welche Trigger lösen dieses Verhalten aus?

Antreiberarbeit:

Welche tiefer liegende Kraft treibt dich ins "Ja-Sagen", obwohl du selbst eigentlich ein "Nein" sagen möchtest?

LINC Personality Profiler (Big Five):

Wie denkst, fühlst, kommunizierst, handelst du typischerweise und welche authentische Abgrenzungsform passt dazu am besten?

Zu analysierendes Tiefenprofil:

Konfliktstil, Stressreaktion, Kommunikationsmuster, Eskalationspunkte.

Glaubenssatz- und Blockadenarbeit:

Innere Erlaubnis und neue Selbstführung.

Kommunikations-und Konflikt-Training:

Echte Fälle, stimmige Sätze, realitätsnahe Rollenspiele, Nachsteuerung.

Transfer:

Kleine Schritte, die sich wiederholen, bis die Abgrenzung sich ganz selbstverständlich anfühlt.

Das Ziel ist früher spüren, klarer entscheiden, ruhiger kommunizieren.

Mini-Check-in für heute

Wenn du heute nur eine Sache mitnimmst, dann diese Frage:

Was schützt mein Ja – und was kostet es mich?

Wenn du das sauber beantworten kannst, bist du schon mitten in der Veränderung, denn so werden Antreiber, Motivation, tiefer liegender Glaubenssatz und das eigene Konfliktmuster sichtbar. Hieraus kann dann im nächsten Schritt eine authentische Abgrenzungs-Kompetenz entstehen.

Für wen ist Coaching von Abgrenzung im Job geeignet?

Wenn du bereit bist, das Thema Abgrenzung nicht als ein „Disziplinproblem“ zu verstehen, sondern wenn du bereit bist, es als Kombination aus inneren Antreibern, Persönlichkeit (Big Five), Glaubenssatzlogik und Kommunikationskompetenz zu bearbeiten, dann ist Coaching ein passender Rahmen für dich.

Gemeinsam entwickeln wir ein Abgrenzungsprofil, das im Arbeitsalltag trägt: klar, respektvoll, ohne Selbstverlust.

Auf meiner Website findest du mehr zu meinem Coaching-Angebot rund um Abgrenzung im Business, People Pleasing adé und Karrieentwickung mit Sanftmut und Stärke.

Auch in meinem Podcast „People Pleasing adé“ findest du regelmäßig Inspiration und konkrete Impulse für Selbstführung und Weiterentwicklung "inside-out".

Herzlichst, Verena Stahl

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FAQ: Abgrenzung im Job

Was bedeutet Abgrenzung im Business wirklich?

Abgrenzung heißt, Kapazitäten, Rollen und Erwartungen sichtbar zu machen und Prioritäten aktiv zu verhandeln. Es ist keine Distanzierung, sondern eine Form professioneller Selbstführung.

Warum fällt es mir so schwer, Nein zu sagen – obwohl ich es will?

Weil innere Antreiber und Glaubenssätze schneller sind als dein Verstand. „Ich darf nicht enttäuschen“, „Ich muss liefern“, „Konflikte sind gefährlich“ – diese inneren Programme erzeugen Druck, selbst wenn du rational klar bist.

Wie hilft der LINC Personality Profiler (Big Five) bei Abgrenzung?

Er zeigt, wie du typischerweise denkst, fühlst, kommunizierst und handelst. Daraus lässt sich ableiten, welche Abgrenzungsstrategie zu dir passt: eher über Erwartungsklärung, über klare Strukturen, über Beziehungspuffer oder über Stressregulation und Mikro-Exposition.

Was ist der Unterschied zwischen Abgrenzung und Egoismus?

Egoismus ignoriert den Kontext. Abgrenzung macht Kontext überhaupt erst verhandelbar: Ressourcen, Zuständigkeiten, Prioritäten. Gute Abgrenzung erhöht Verlässlichkeit und Qualität.

Wie setze ich Grenzen, ohne unfreundlich zu wirken?

Indem du nicht rechtfertigst, sondern Ressourcen-Logik nutzt und eine Alternative anbietest: „Ich kann X nicht. Ich kann Y. Oder wir priorisieren neu.“

Was mache ich, wenn mein Nein Schuldgefühle auslöst?

Dann liegt das Thema oft nicht in der Kommunikation, sondern in der inneren Erlaubnis. Coaching arbeitet hier mit Glaubenssatzaktualisierung und kleinen Grenzschritten, die dein Nervensystem „nachlernen“ lassen: Klarheit ist sicher.

Wie kann ich als Führungskraft Abgrenzung vorleben, ohne kalt zu wirken?

Indem du Grenzen transparent machst (Fokus, Prioritäten, Entscheidungslogik) und zugleich Beziehung hältst (Respekt, klare Rahmen, saubere Absprachen). Leitplanken statt Mauern.

Was ist, wenn mein Umfeld Grenzen nicht respektiert?

Dann braucht es zwei Ebenen: individuelle Klarheit (deine Sätze, dein Timing) und strukturelle Klärung (Rollen, Prozesse, Priorisierungsmechanik). Abgrenzung ist auch Organisationskompetenz.